Mit der schrittweisen Einführung der E-Rechnungspflicht im inländischen Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen rückt die papierlose Buchhaltung in den Fokus. Seit Anfang 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können; die Pflicht zum Versand wird in den Folgejahren gestaffelt eingeführt.
Was eine E-Rechnung ist
Eine E-Rechnung ist nicht einfach ein PDF. Sie liegt in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format vor, etwa XRechnung oder ZUGFeRD. Dadurch können Rechnungsdaten automatisch in die Buchhaltung übernommen werden.
Chancen der Umstellung
Wer Rechnungen digital empfängt und verarbeitet, spart manuelle Erfassung, beschleunigt Freigaben und reduziert Fehler. In Kombination mit automatischer Kontierung und digitalen Freigabeprozessen entsteht ein durchgängiger Ablauf.
Schritte zur Umsetzung
- Prüfen, ob die Buchhaltungssoftware E-Rechnungsformate verarbeiten kann
- Empfangskanal festlegen, etwa ein zentrales Postfach
- Freigabe- und Archivierungsprozesse digitalisieren
- Gesetzliche Aufbewahrungspflichten beachten
- Mitarbeitende und Steuerberatung früh einbinden
Die E-Rechnung ist mehr als eine Pflicht: Sie ist ein Anlass, die gesamte Finanzbuchhaltung effizienter zu organisieren.